El papel que juega el proceso administrativo y los fundamentos de planificación y control de utilidades (PCU) en una organización es la clave que conllevara al éxito, logrando de esta manera la rentabilidad deseada, estabilidad y liquidez, con el fin de mantenerse en el tiempo y ante la competencia. Es muy común escuchar en las empresas que comenten sobre este tema, pero ¿qué es realmente el proceso administrativo y la planificación y control de utilidades (PCU)?, ¿Qué significan para una organización y su colaboradores?... definitivamente son dos pilares fundamentales para alcanzar el logro de la misión, visión, objetivos y metas de las organizaciones, pero lo que se debe tener claro es que esto no es posible si la alta administración no “baja” la información de lo que quiere y como desea hacer las cosas a toda su compañía, a todas sus divisiones y colaboradores en general.
Se dice que para que una empresa alcance la eficiencia, esta se reconoce con el éxito a largo plazo que pueda alcanzar en el logro de sus metas y la administración es la responsable de la fijación de dichas metas, de realizar las actividades necesarias para lograrlas y de utilizar el recurso humano, así como también material y de capital para materializarlo, pero esto sería muy difícil de cumplir si la orientación de las metas no es compartida con todos y cada uno de los que conforman la organización, si la alta administración pierde ese enfoque de la orientación hacia la gente, muy difícilmente se obtendrán resultados deseables, es de ahí donde nace un concepto de Proceso Administrativo, el cual se basa fundamentalmente en: Planificar, Organizar, Suministrar el personal, Dirigir y motivar y Controlar. Estos puntos claves ayudan a toda organización a “tener un norte”, a no perder su enfoque y alcanzar el rumbo propuesto o deseado, donde se benefician todos, pero para ello debe nacer un proceso de toma de decisiones, el cual básicamente se enfoca en:
1. Reconocer un problema
1. Reconocer un problema
2. Identificar alternativas
3. Identificar las fuentes de incertidumbre
4. Escoger un criterio
5. Considerar preferencias de riesgo
6. Evaluar alternativas
7. Elegir la mejor alternativa
8. E implantar el curso de acción seleccionada.
Un apoyo que también es de mucha utilidad en todo este proceso administrativo son los planes de dirección, los cuales son: Estratégicos, Tácticos u operacionales, de Organización y de Control, todo este “coctel” aplicado adecuadamente a una empresa le genera una visión clara del cómo hacer las cosas y hacerlas bien, pues apuesta por un ordenamiento interno completo para obtener resultados satisfactorios en todos sus ámbitos.
Ahora bien, no menos importante es el tema de Fundamentos de la planificación y control de utilidades (PCU) mismo que comentamos al inicio del presente ensayo, se dice que estos fundamentos se perciben como un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las importantes fases de las funciones de planificar y controlar, esto lo que comprende es el desarrollar y controlar los objetivos generales de largo alcance, la especificación de las metas, el desarrollo en términos generales de PCU, la especificación de un plan táctico de utilidades de corto plazo y responsabilidades divididas, establecimiento de un sistema de informes y el desarrollo de procedimientos de seguimiento. Este proceso en sí, logra que se alcance un compromiso de la alta administración por promover la eficaz participación de todos los niveles de la entidad, un proceso de planificación por parte de la alta administración, un plan estratégico de utilidades, alimentación adelantada, retroalimentación, seguimiento y planificación a través de los canales de comunicación, entre otros… El proceso es de mucha importancia ya que brinda a los gerentes los lineamientos para la toma de decisiones de operaciones. Se dice que en la etapa de planificación hay tres tipos de proyecciones: para referencia, anhelada y planificada, todas ellas ayudan para ir ajustando cambios en la operativa y lograr procesos más eficientes.
Es importante detallar que las metas son las que dictaran a la organización qué hacer y cómo hacerlo, especificando explícitamente las dimensiones del tiempo para el logro, las mediciones cuantitativas y la subdivisión de las responsabilidades. Además, marca los objetivos y estrategias ya establecidos en el plan de utilidades que también se conoce como presupuesto. En el tiempo es importante definir el horizonte de la planificación, la planificación periódica y los planes periódicos para llevar a cabo el PCU, con respecto a la contabilidad por áreas de responsabilidad (otro tema importante que abarca este proceso), la planificación hará uso de datos históricos, incluyendo informes financieros pasados, el control en esta área incluye la medición del desempeño empleando los resultados reales, los cuales se comparan con los objetivos y metas para determinar variaciones ya sea favorable o desfavorable, por lo tanto el sistema de información debe diseñarse de manera que permita obtener información financiera separada para cada unidad de la organización y finalmente tomar en cuenta el presupuesto base cero, lo cual quiere decir que cada presupuesto se construye sobre la premisa que cada actividad que se considera en el presupuesto debe ser plenamente justificada.
En conclusión, se puede observar que una empresa para que logre su misión, visión, objetivos y demás, debe iniciar por poner en práctica el proceso administrativo y los fundamentos de planificación y control de utilidades (PCU), en ello se resume el inicio para hacer las cosas bien, para que sus colaboradores adopten buenas prácticas y como se dice popularmente “se pongan la camiseta”, pues a medida que la alta administración de importancia en estos temas, los comunique a todos y los aplique, así el personal que la conforman lo hará de igual modo, tendrán el mismo enfoque, una forma estandarizada de hacer los procesos, las tareas, logrando alcanzar la estabilidad en el tiempo para sus propios intereses así como los de todos los que forman parte de la misma.
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Bibliografía:
Welsch, G. A. & Hilton, R.W. & Gordon, P. N. & Rivera Noverola, C. (2005). Presupuestos Planificación y Control (6ª ed.) Mexico: Editorial Pearson Education.
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